Digitalizarea afacerilor mici și mijlocii este un subiect aprins în ultimii ani la noi în țară, însă schimbările majore în piață sunt dirijate în primul rând de întreprinderile mari.
Adopția ERP în industriile majore din România este deja o necesitate bine cunoscută de peste un deceniu, pornind desigur de la obligațiile față de investitorii străini, respectiv sincronizarea cu grupurile de firme-mamă.
Însă ce împiedică extinderea adopția de sisteme ERP și de către segmentul de mijloc?
Adopția ERP – în cifre
Așa cum observăm în acest grafic Eurostat, România (22.6%) și Bulgaria (21.7%) sunt codașe în UE privind utilizarea de soluții integrate ERP în cadrul afacerilor.
Însă care sunt factorii motivanți pentru care firmele românești sunt încă reticente față de implementarea de soluții ERP pentru gestionarea mai eficientă a operațiunilor?
1. Costuri inițiale prea mari
Probabil cea mai mare reticență împotriva implementării unei soluții ERP în afacere o reprezintă percepția acesteia ca un cost, nu ca și o investiție.
„Când îmi recuperez banii?” nu este o întrebare greșită, însă pornește de la o abordare nepotrivită.
Achiziția unui sistem ERP integrat nu este posibilă din punct de vedere financiar pentru toate afacerile, însă de asemenea nici nu este necesară pentru afaceri de dimensiuni mici, care au acoperite toate operațiunile din soluții simple ca și un facturier online.
Însă întreprinderile mari sau grupurile de firme au nevoi care depășesc posibilitățile unui singur program de facturare. Nevoi precum centralizarea și analiza datelor din multiple stații de lucru, monitorizarea fluxului operațional, automatizarea proceselor interne de rutină ș.a.
Aceste nevoi aduc implicit atât pierderi ascunse (ineficiențe operaționale, sau Muda), cât și venituri pierdute din oportunități ratate (constrângeri de capacitate, sau bottlenecks).
Astfel chiar și cu costurile semnificative asociate, implementarea unui sistem ERP integrat devine profitabilă (break-even point) în medie după doar 12-24 luni, iar ROI (Return-on-Investment) mediu este de +52%.
2. Schimbarea întregului mod de lucru
Un alt aspect delicat ce pune în pericol implementarea unui sistem ERP integrat este familiarizarea fiecărui departament cu noua interfață și noile proceduri de lucru.
„Angajații sunt deja obișnuiți cu ce avem!” este o atitudine firească atunci când totul încă merge bine, însă adesea duce la dificultăți pe termen lung.
Problemele „sistemelor Legacy” (soluții software învechite) sunt deja bine cunoscute în industriile utilizatoare de ERP:
- limitări și incompatibilități tehnice
- costuri de mentenanță ridicate
- pierderi de date
- viteză scăzută de operare
- necesitatea intervențiilor umane
- vulnerabilitate la atacuri cibernetice
Astfel, chiar dacă implică un nivel de colaborare internă între departamente, implementarea unei soluții ERP moderne poate aduce diverse beneficii față de sistemele Legacy:
- compunere modulară și scalabilitate
- integrarea cu aplicații externe
- creșterea eficienței operaționale
- scăderea costurilor de mentenanță IT
3. Dificultăți în procesul de implementare
Odată trecut peste aspectul financiar și de obișnuință cu sistemul vechi, principala îngrijorare este legată de oprirea activităților pentru implementarea sistemului nou.
„Ce ne facem până finalizăm implementarea?” – fiecare departament este implicat în implementarea unei soluții ERP integrate, așadar unele aspecte sunt neclare:
- Trebuie oprite anumite procese pe perioada implementării?
- Cât durează migrarea datelor din vechiul sistem în cel nou?
- Ce angajați participă la instructaje?
La fel ca și schimbările fizice (mutarea locației, înlocuirea echipamentelor ș.a.), implementarea unui nou sistem ERP integrat implică o anumită perioadă de tranziție în cadrul firmei.
Însă asta nu înseamnă că activitățile interne vor fi deraiate, deoarece implementările ERP se fac etapizat pe module (spre deosebire de abordarea „Big bang” unde întreg sistemul este schimbat simultan), pentru a crește eficiența și a reduce întreruperile.
Concluzie
Decizia de implementare a unui sistem ERP integrat necesită planificare și implicare, însă este doar în mică măsură despre software.
Ține de evaluarea riscurilor, pregătirea de schimbare și organizarea proceselor interne. De aceea procesul de căutare a soluției ERP potrivite durează în medie 17 săptămâni.
