Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, stabilesc că, în condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Prevederile legale stabilesc că, în prezent, reconstituirea documentelor se face pe baza unuidosar de reconstituire. Acesta trebuie să conțină elementele care au legătură cu constatarea și reconstituirea documentelor dispărute. Mai exact, trebuie incluse:
– sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
– dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
– o copie a documentelor reconstituite.
În situația în care documentul dispărut a fost emis de o altă entitate, reconstituirea se face de entitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la acea entitate. În această situație, unitatea emitentă trebuie să trimită entității solicitante, în cel mult zece zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Totodată, vă reamintim că orice document reconstituit trebuie să poarte în mod obligatoriu și la loc vizibil mențiunea „duplicat”, cu specificarea numărului și a datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
„Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate”, precizează Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile.
Procedura de reconstituire în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor financiar-contabile se termină, potrivit normelor citate, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetăriiacesteia.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal și se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.
AttoSOFT atrage atenţia aspra faptului că nu toate documentele financiar-contabile pot fi reconstituite. Concret, Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile arată că nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.
