Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 – Codul muncii actualizat 2017, republicata, numai prin incheierea unui contract individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu.
Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
Completarea si transmiterea registrului se face de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator. Totusi angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare. Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de HG 500/2011.
Registrului general de evidenta a salariatilor se intocmeste in forma electronica de catre fiecare angajator. Acesta are obligatia de a-l completa in ordinea angajarii si de a cuprinde cuprinde urmatoarele elemente:
1. elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia si tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non-UE, Spatiul Economic European – SEE;
2. data angajarii;
3. perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
4. functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
5. tipul contractului individual de munca;
6. durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
7. salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca;
8. perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
9. data incetarii contractului individual de munca.
Termenele de inregistrare in registul general de evidenta a salariatiilor sunt urmatoarele:
La angajarea fiecarui salariat elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia si tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non-UE, Spatiul Economic European – SEE, data angajarii, perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia, salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza.
Suspendarea contractului individual de munca, cu exceptia suspendarii in baza unor certificate medicale, se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii.
Incetarea contractului individual de munca se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca sau la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca.
Modificarea elementele de identificare a tuturor salariatilor( mentionate anterior), a functiei /ocupatiei, modificarea tipului contractului individual de munca, a durata normale a timpului de munca si repartizarea acestuia, a salariului de baza lunar brut si a sporurile, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare. Exceptie fac situatiile in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
In cazul detasarii, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii. Modificarea perioadei detasarii se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare. Corectiile si erorile de orice fel survenite in completarea registrului se fac la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.
Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.
