Conform ordonantei 2861/ 09.oct.2009 , creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi datorii care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor acestor conturi, potrivit “Extrasului de cont” (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la norme de inventariere şi se sancţionează potrivit legii.
Formularul de extras de cont este prezentat de Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, astfel:
1. Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală. De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.
2. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
3. Circulă:
– la conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
– la unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
4. Se arhivează:
– la compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3, precum şi exemplarul 2, după primirea confirmării);
– la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:
– denumirea unităţii creditoare;
– codul de identificare fiscală;
– sediul (localitate, stradă, număr);
– judeţul;
– contul;
– banca;
– denumirea formularului;
– denumirea unităţii debitoare;
– felul, numărul şi data documentului;
– explicaţii;
– suma;
– semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului financiar-contabil.