Una din principalele piedici care apar in procesul de achizitie si implementare a unui sistem informatic este cea legata de valoarea investitiei. Factor descurajant (la prima vedere) pentru foarte multe companii, investitia in software trebuie sa fie intotdeauna raportata la beneficiile ce se obtin prin implementarea sistemului informatic.
In general firmele doresc sa implementeze un sistem ERP intrucat identifica un set impresionant de probleme specifice, pe care vechiul program „de contabilitate” nu le poate gestiona, fie pentru ca nu dispun de toate functiile necesare, fie pentru ca, tehnic vorbind, nu poate sa suporte mai multi utilizatori sau volume de date suficient de mari.
De obicei acesta este primul punct critic in ceea ce priveste achizitia. Primele evaluari ale bugetului necesar sperie (la propriu) administratorii firmei, care decid sa caute o alternativa low-cost. In cele mai multe cazuri, implementarea alternativei de aplicatii low-cost este doar un cost suplimentar de timp, resurse si bani, pentru ca problemele identificate nu se pot rezolva cu aplicatii disparate sau care nu au toate functiile necesare. Se lucreaza partial contabilitatea primara si sintetica in aplicatia respectiva, in timp ce operatiuni specifice se opereaza in foi de calcul tabelar si/sau partial pe hartie.
Dupa cateva luni / ani de efort, apare o noua problema ce ridica din nou problema achizitiei de ERP. Fie ca este vorba de nevoia de expansiune sau chiar doar de supravietuire in fata altor competitori mai bine informatizati, factorul de decizie realizeaza ca a pierdut suficient de mult timp si bani cu solutia de compromis si reia procesul de analiza si cautare a sistemului ERP potrivit.
In acest moment, analiza ar trebui sa se concentreze pe capacitatea noului sistem ERP de a furniza plus-valoare si o recuperare rapida a investitiei. De regula, in acest moment AttoSOFT poate sa realizeze o analiza a modulului si resurselor care asigura recuperarea investitiei si evidentiaza concret:
– reducerile de costuri operationale ce pot sa apara prin implementarea ERP
– cresterile de venituri estimate prin cresterea eficientei fortei de vanzari, deschiderea de noi canale de vanzare (ex. Van-sell, Portal B2B, Platforma E-Commerce, etc)
– cresterea performantei in privinta cash-flow-ului si beneficiile capitalului deblocat din creditarea clientilor
– capacitatea de a ramane operational pentru orice crestere de volum de activitate sau chiar schimbare de domenii de activitate, folosind in continuare modulele nucleu ale sistemului ERP.
Evident ca nu trebuie promovata nici tehnica de a alege sistemul ERP cel mai scump de pe piata, pentru a contracara greseala initiala. Alegerea unui sistem care poate sa ofere o recuperare a investitiei intr-o perioada de 6-18 luni este solutia cea mai convenabila, daca evident include in aceste calcule si costurile de mentenanta lunara. O alta analiza importanta este cea legata de experienta si know-how-ul pe care il are compania producatoare / implementare a sistemului informatic, de numarul de implementari pe care le are pe domeniul respectiv de activitate, s.a.m.d.
Indiferent de considerentele care stau la baza achizitiei, analiza recuperarii investitiei este un factor deosebit de important, pe langa analiza functionalitatilor pe care le are sistemul si experienta furnizorului. Este important ca analiza sa se desfasoare pe un esantion cat mai reprezentativ de furnizori de solutii ERP care sa ofere o imagine cat mai realista asupra a ceea ce inseamna implementarea unui sistem ERP.
