Câștigătoare a mai multe premii, diplome si trofee de excelentă în domeniul moraritului și panificatiei, Dobrogea Grup este unul din cei mai puternici jucători de pe piața de pâine din Romania. Cu misiunea asumata de a oferi consumatorilor sănătate prin produse de cea mai buna calitate, Dobrogea Grup valorifica în fiecare zi 50 de ani de experiența și profesionalism, fără a face compromisuri în ceea ce privește calitatea produselor și serviciilor sale.
Intr-o piața dominata de schimbari permanente și fiscalitate precara, Dobrogea Grup se menține competitiva prin optimizarea costurilor și investitii în echipamente, instrumente de lucru și resursele umane. Managementul companiei are nevoie sa proceseze în fiecare moment o cantitate enorma de informații, din absolut toate domeniile de activitate desfășurate, indiferent dacă sunt activități de baza sau de suport. Fiecare din departamentele firmei contribuie la volumul zilnic de date prin operațiuni primare repetitive inregistrate de zeci de operatori. Toate aceste elemente contureaza nevoia unei infrastructuri IT bine dimensionata, care sa permita procesarea tuturor informațiilor și transformarea lor în situații analitice on-line pentru managementul companiei.
Dobrogea Grup SA a optat pentru sistemul informatic ERP DataLight Enterprise de la AttoSOFT, ca și componenta software necesara în infrastructura IT care sa gestioneze volumul foarte mare de date. Alegerea a fost bazata pe analiza principalelor caracteristici ale sistemului: flexibil, versatil, cu o foarte buna capacitate de acoperire a unor situații extreme, fie ca sunt situații impuse de piața din Romania, fie ca trebuie să se „muleze” pe un stil de lucru consacrat în compania respectiva. Flexibilitatea sistemului este susținuta si de o experiența cumulata de zeci de ani în privința implementarilor de sisteme informatice, implementari care au cladit un know-how deosebit, specific nevoilor și realitatilor economice din Romania. Plecând de la cuvântul flexibilitate, ca definitie generica a sistemului ERP DataLight Enterprise, se poate vorbi și despre deschiderea manifestata în ceea ce privește adoptarea solicitarilor provenite de la Dobrogea Grup și integrarea lor în sistemul ERP. Mergând pe același traseu al dezvoltarii firmelor partenere lui AttoSOFT, DataLight Enterprise își imbogateste continuu sistemul cu noi fluxuri de business, cu noi mecanisme de maximizare a profitului.
În cadrul Dobrogea Grup SA, AttoSOFT a întâlnit o serie de provocari deosebite fata de implementarile cotidiene. Vorbim aici despre o implementare-fulger, în care etapele de analiza, configurare și training au avut un termen de numai 3 luni, în ciuda complexitatii deosebite a fluxurilor de business și a unui numar de câteva zeci de utilizatori. Fluxul continuu de lucru a ridicat și el probleme, având în vedere ca trecerea de pe vechiul sistem informatic pe DataLight Enterprise a trebui să se realizeze fără sincope în activitate. Practic, activitatea de 24 ore / 7 zile pe saptamana s-a mutat de pe un sistem informatic pe altul fără ca partenerii externi ai Dobrogea Grup SA sa resimta acest lucru.
Soluția propusa și implementata de AttoSOFT se desfășoară pe mai multe etape, din care prima a constat în informatizarea tuturor operatiunilor primare din cadrul Dobrogea Grup, cu accent pe operatiunile de aprovizionare si livrare. O atenție sporita a trebuit să fie acordata procesului de fabricatie a produselor de morarit și panificatie, atât sub aspectul consumurilor și predarilor pe baza normativelor, cât și sub aspectul gestionarii loturilor de fabricatie, pana la generarea avizelor / facturilor către clientii finali.
Pentru echipa de implementare, compusa din specialistii firmelor AttoSOFT și Dobrogea Grup, provocarea legată de volum mare de date a fost dublata de calitatea informatiei introdusa în sistem, precum și de maniera în care aceasta informație se regaseste în rapoartele necesare la nivel de departamente, middle și top management. Au fost create filtre și automatisme particularizate care sa permita completarea corecta și completă a datelor necesare.
Implementarea sistemului informatic DataLight Enterprise la Dobrogea Grup s-a desfasurat în mai mulți pași, având în vedere structura complexa a companiei, numărul mare de fluxuri de business ce trebuie acoperite, precum și un numar mare de utilizatori ce lucrează în flux continuu. Coroborat cu un numar foarte mare de documente zilnice, aceste elemente au impus o abordare pas cu pas a implementarii. S-a început în prima faza cu informatizarea proceselor de baza (achizitii, livrari, logistica), continuind apoi cu optimizarea acestor procese și integrarea retelei de vanzare en-detail din cadrul Dobrogea Grup, urmând ca în final să se suprapuna peste aceasta infrastructura și elementele de analize de cost, elementele de ante și post calcul necesare.
Dintre mecanismele standard implementate la Dobrogea Grup, cu un impact mai semnificativ asupra operarii zilnice, este demn de remarcat sistemul de securitate al sistemului ERP, care gestioneaza accesul utilizatorilor la datele din sistem. Un accent deosebit s-a pus pe structura arborescenta a utilizatorilor în cadrul companiei (care reflecta și dreptul de acces a acestora), precum și pe stadiul (starea) documentelor ce pot fi editate de fiecare utilizator. Alte mecanisme importante au fost cele de generare automata a facturilor ce închid avizele de livrare, de analiza OLAP a informațiilor despre vanzari în funcție de diversi parametri, sistemul de limitare și / sau blocare la facturare în funcție de soldul clientilor.
Un element important al implementarii l-a reprezentat configurarea corecta a informațiilor despre loturile produselor finite, având în vedere natura produselor de morarit și panificatie produse de Dobrogea Grup. Informația se actualizeaza pentru fiecare document în parte, astfel încât sa existe garantia unei trasabilitati corecte a tuturor produselor finite care sunt create în cadrul Dobrogea Grup.
Implementarea diviziei de retail a Dobrogea Grup reprezintă o alta provocare pentru sistemul informatic DataLight Enterprise, având în vedere numărul mare de puncte de lucru ce trebuie conectate la baza de date centrala, astfel încât vanzarile și încasările de la magazine să fie disponibile on-line pentru rapoartele logistice și analizele de vanzari. Sistemul informatic dovedeste din nou flexibilitate, fiind folosite soluții fiscale diferite, deja existente la fiecare magazin în parte.
Printre modificarile create special pentru compania Dobrogea Grup imediat după finalizarea implementarii proceselor de business se număra customizarea rapoartelor de producție precum și interfatarea electronica a facturilor cu companii din domeniul IKA, respectiv mari retaileri pentru care facturile sunt transmise direct în format electronic.
Implementarea sistemului continua în prezent cu sistemul de analiza ante și post calcul pentru procesul de producție, dar și alte analize de business dedicate top managementului și middle managementului.
