Facturarea electronica versus facturile tiparite – Despre semnatura electronica

In momentul intrarii in vigoare a facturilor electronice de la 1 ianuarie 2014, nu doar firmele au fost afectate de noul mod de facturare, ci implicit si departamentul de contabilitate care gestioneaza aceste documente. Contabilii trebuie sa aiba in vedere distinctia dintre facturile electronice si facturile create in format electronic, emise pe cale electronica si stocate electronic.

Potrivit Legii nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012, din 1 ianuarie 2014 operatiunile comerciale pot fi inregistrate prin mijloace electronice, astfel incat se pot emite facturi electronice.

Actul normativ a adus completari importante fata de prevederile existente in Codul Fiscal, stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile, pentru a emite facturi in format electronic, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.
Potrivit Legii nr. 148/2012, factura in forma electronica este documentul ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Trebuie facuta diferenta intre facturile in forma electronica prevazute in Legea nr. 148/2012 si cele emise cu mijloace electronice: facturile in forma electronica au o semnatura electronica si o marca temporala, in timp ce facturile emise printr-un soft sau printr-un serviciu de facturare online nu vor fi semnate electronic, ci obisnuit.

Emiterea directa a facturii electronice se face in conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care:
– este emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adobe sau un program customizat al comerciantului);
– este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;
– este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde o certificare a datei si orei la care a fost emisa);
– contine datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;
– este gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediul sistemelor informatice.

Conform Codului Fiscal, tot o factura electronica este si cea emisa in format hartie si scanata, transmisa ulterior in mod electronic.

„Prevederile Codului Fiscal se completeaza cu cele ale Legii nr. 148/2012 care stabilesc modul exact in care se poate realiza conversia. Art. 13 din Legea 148/2012 prevede ca factura in forma electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscrierea precizarii: <> si atasarea semnaturii electronice a furnizorului de servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificand momentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se face pentru un pachet sau lot de facturi”.

Concret, daca o factura in format hartie este scanata si trimisa prin email, dar nu contine semnatura electronica si marca temporala sau nu este garantata autenticitatea, originea si integritatea continutului, aceasta nu este factura in forma electronica.