Controlează cu precizie sistemul tău de DISTRIBUȚIE

Beneficiază de managementul performant al gestiunii stocurilor, logisticii, managementul administrării depozitelor, al clienților și furnizorilor, al vânzării și serviciilor, dar și managementul financiar și al rentabilității.

Procesul complex al activității de distribuție, care necesită un volum mare de muncă și de informații precise, îl automatizați cu sistemul software DataLight Distribuție. Astfel, faceți trecerea de la o munca istovitoare, consumatoare de timp și energie, deci și de resurse, la automatizarea funcțiilor, pentru a beneficia din plin de avantajele asociate acestui sistem software.

DataLight Distribuie vă oferă imaginea clară a fiecărui element ce compune lanțul de distribuție, pantru a-l analiza, verifica și pentru a lua decizii de calitate.

Rentabilizează activitatea de Distribuție

Crește eficiența întregului lanț de distribuție, de la primul contact cu clientul, până la facturare și încasare. Automatizează introducerea datelor, obținerea documentelor și rapoartelor, de la activitatea agenților din teren și până la activitatea de backoffice.

Sectorul distribuției evoluează în general într-un context de concurență mare. Orice oportunitate de optimizare a proceselor este o sursă de economii și, prin urmare, un venit suplimentar.

Implementarea software-ului specializat în domeniul distribuției, DataLight Distribuție, face parte dintr-o logică de economisire a timpului și de creștere a eficienței pentru toți utilizatorii.

Toate activitățile de administrare, introducere și transmitere date, tipărire documente, analiză și prezentare rezultate, sunt automatizate, oferind timpul necesar dezvoltării relației cu clienții și rentabilizării fiecărui element al activității de distribuție.

Managementul vânzărilor

DataLight Distribuție asigură un traseu clar și fără echivoc al operațiunilor pe care trebuie să le realizeze fiecare dintre operatorii implicați în procesul de vânzare. Este un mod simplu și eficient de a asigura atât controlul cât și o calitate deosebită a procesului de vânzare.

  • Impuneți un ritm al vânzăilor pentru a vă încadra în targetele primite de la furnizorii dumneavoastră. Vă asigurați astfel valorile maxime ale discounturilor, termenelor de plată, premieri, etc. pe care furnizorii le au în poitica lor de vânzări.
  • Împărțiți pe agenți targetele primite de la furnizorii dumneavoastră și urmăriți îndeaproape realizarea lor.
  • Grupați clienții firmei pe rute de vizitare, iar acestea le alocați pe agenți și zilele săptămânii. Întreg portofoliul de clienți este vizitat cu regularitate pentru a asigura constanță în livrarea mărfurilor și pentru a maximiza vânzările.
  • Agentul de vânzări primește zilnic în dispozitivul mobil lista clienților pe care trebuie să-i viziteze. Creșteți astfel vânzările datorită abordării unui număr mai mare de clienți și a vizitării lor constante.
  • Comenzile pot fi luate cu dispozitivul mobil doar din locația clientului. De aceea agentul de vânzări trebuie să fie față în față cu clientul pentru a prelua comanda.
  • Îmbunătățiți asfel relația cu clienții datorită interacțiunii personale și creșteți vânzările prin prezentarea clientului a întregii oferte de produse.
  • Agenții au la dispoziție informații actualizate despre sumele pe care le au de încasat de la clienții pe care îi vizitează zilnic. Recuperați banii blocați în soldurile ce depășesc condițiile de vânzare și asigurați un flux de numerar sănătos.
  • Ruta parcursă de agentul de vânzări este transmisă în server și poate fi analizată în comparație cu ruta programată. Verificați astfel activitatea agentului prin urmărirea traseului și a comenzilor pe care le-a realizat pe ruta respectivă. Crește eficiența agentului de vânzări datorită optimizării traseelor și scăderea cheltuielilor de deplasare.
  • Obțineți automat listele cu mărfurile ce trebuiesc încărcate în fiecare mașină de distribuție, pentru a livra optim comenzile pe rutele pe care le parcurg. Listele de încărcare mașină respectă greutatea utilă pe osie a mașinii respective și volumul de marfă care poate fi încărcat.
  • Din comenzile agenților de vânzări, obțineți automat toate documentele necesare vânzării și transportului de marfă: facuturi și avize de însoțire a mărfii.

Fluxul de vânzare

Creșteți profitabilitatea prin automatizarea proceselor de preluare a comenzilor / vânzărilor pre-sell sau van-sell și a încasărilor. Îmbunătățiți comunicarea cu clienții dumneavoastră și creați un istoric complet al interacțiunilor, vânzărilor și activităților cu aceștia.

  • Agentul de vânzări are în permanență actualiztă în dispozitivul mobil situația mărfurilor vândute: sunt pe stoc, vin la comandă, în cât timp. Furnizează clientului informații corecte pentru comandă, pentru a o putea onora cantitativ, calitativ și în termenul discutat. Clienții se vor baza pe relația cu dumneavoastră ca distribuitor, având încredere că au asigurată marfa pentru un flux de lucru constant.
  • Dispozitivul mobil furnizează agentului de vânzări care sunt limitele de creditare ale clientului și cât din acestea sunt disponibile, pentru a putea prelua comanda fără ca aceasta să fie refuzată. Dacă limita de creditare a fost depășită, softul poate avertiza sau interzice preluarea comenzii sau a facturarea către acel client. Limitați astfel pierderile prin neîncasarea mărfurilor vândute cu plata la termen.
  • Agentul de vânzări dispune în echipamentul mobil de prețurile de vânzare negociate și de termenii contractuali ai fiecărui client oricât de diferiți ar fi. Politica de vânzare a firmei este implementată imediat în activitatea de vânzare, producând efecte imediate:
  • Crește calitatea relației dintre distribuitor și clienții săi, prin respectarea condițiilor contractuale negociate;
  • Crește controlul asupra prețurilor de vânzare și implicit asupra adaosurilor comerciale realizate;
  • Comenzile preluate de agenții de vânzări în fața clienților și verificate de aceștia, sunt înregistrate automat în server. Pe baza lor sunt emise documentele comerciale și marfa este livrată. Se evită livrările greșite de marfă cauzate de înregistrări eronate a comenzilor.
  • Comenzile sunt prelucrate în timpul zilei, pe măsură ce sunt preluate de către agent, evitându-se aglomerarea de la sfârșitul programului și prelucrarea comenzilor în tura de noapte.
  • Chitanțele sunt emise din dispozitivul mobil, iar încasările sunt înregistrate direct în server, pe numele agentului care le-a emis. Crește eficiența acestui proces datorită înregistrării automate a încasărilor în server, iar predarea și verificarea încasărilor se face mult mai ușor. Sunt eliminate posibilitățile de fraudă prin modificarea chitanțelor emise.
  • În soft se poate configura activitatea de comenzi clienți persoane fizice. În felul acesta emiteți atât factură, cât și bon fiscal. Agentul de vânzări poate vinde marfa către clienții persoane fizice din gestiunea sa mobilă, emite bonul fiscal și încasează banii. În felul acesta mărești eficiența investiției în logistica de distribuție, prin utilizarea ei concomitent și în activitatea de comenzi clienți persoane fizice.

Stimulează agenții de vânzări prin salarii bazate pe realizări

Calculul realizărilor agenților se face după criterii diverse. Puteți face selecții de realizare generate de cantitatea vândută, de valoare vândută, sumele încasate, targete atinse la produse sau grupe de produse, clienți noi, se pot calcula penalități la depășirea soldurilor, etc.

Stimulați agenții de vânzări, prin recompensarea salarială a lor în funcție de efort, cunoștințe, abilități, seriozitate, pe scurt realizări.

Vânzările și încasările sunt înregistrate pe agenții care le-au realizat, pentru a urmări performanța acestora și a-i stimula prin câștigurile salariale. În acest mod recompensezi angajații în funcție de efort și realizări.

În DataLight Distribuție dispui de rapoarte specializate pentru evaluarea eficienței angajaților după diferite criterii: cantitate vândută, valoare vândută, sume încasate, solduri depășite valoric sau în timp, targete atinse la produse sau grupe de produse, clienți noi, etc.

Managementul livrărilor

Marfa trebuie livrată pe un traseu optimizat pentru ca distanța de deplasare a mașinii să fie cât mai scurtă și cheltuielile cu transportul sa fie cat mai reduse.

  • Procesul de distribuție poate începe de la primele ore ale zilei, deoarece pregătirea mărfurilor se face în timp util, pe baza listelor de încărcare mașini. Acesta se obțin automat din comenzile clienților grupați pe rutele de distribuție.
  • Traseul este optimizat de către soft. Clienții firmei sunt grupați pe rute / trasee de distribuție, optime din punctul de vedere al deplasării ca să reduci timpul necesar deplasării și cheltuielile cu transportul.
  • Documentele sunt emise automat. Pe baza comenzilor înregistrte de la clienți, softul emite documentele necesare livrării mărfurilor: avize, facturi, încărcări mașină. Acestea sunt puse la dispoziția gestionarilor și a echipelor de distribuție pentru a pregăti marfa de livrat. Câștigi timp, elimini erorile umane și reduci cheltuielile cu salariile operatorilor.
  • E imposibil să se încurce mărfurile sau să fie uitate. Softul generează documentul „încărcare mașină” care cuprinde mărfurile ce trebuie livrate clienților de pe o anumită rută. Marfa comandată de clienți este livrată rapid deoarece nu se pot inversa comenzile pe alte mașini de distribuție.
  • De asemenea, în funcție de specificul activității de distribuție, datorită primirii comenzilor pe tot parcursul zilei, puteți organiza două campanii de distribuire a mărfurilor pe zi.
  • Prelungește viața mașinilor. Documentul „Încărcare mașină” poate ține cont de greutatea mărfurilor ce vor fi transportate cu o anumită mașină, pentru a nu depăși greutatea admisă pe osie a mașinii de distribuție. Prelungești viața mașinilor și eviți amenzile de la CNADNR.
  • Costul de exploatare a mașinilor de distribuție este ridicat: carburant, asigurări, anvelope, revizii, reparații, piese schimb. De aceea utilizarea acestor resurse trebuie făcută eficient și costurile urmărite cu atenție.

Managementul încasărilor

Pentru a evita pierderi substanțiale, prin neîncasarea mărfurilor vândute, stabiliți plafoane de creditare a clienților, termene maxime de plată, nu furnizați marfă peste marfă livrată și neîncasată, etc.

  • Agenții de vânzări și distribuitorii trebuie să pună în practică politica de încasări stabilită de conducere pentru a asigura fluxul de numerar planificat. Realizezi în DataLight Distribuție regulile stabilite prin politica de încasări și te asiguri că acestea vor fi respectate de către agenții de vânzări și distribuitori.
  • Creșteți capacitatea de recuperare a soldurilor din piață. Puteți descărca din program listele cu facturi neîncasate de agenți pe rute, componența soldurilor pe clienți, vechimea facturilor din soldul clienților.
  • Agenții de vânzări accesează online informațiile despre soldul clienților și despre componența acestora. Sunt evitate toate neînțelegerile care apar în cazul utilizării listelor de neîncasate. Agentul de vânzări poate furniza pe loc toate informațiile de care au nevoie clienții pentru a clarifica o neînțelegere.
  • Elimină erorile de calcul. Emiterea chitanței de încasare direct din dispozitivul mobil garantează că valoarea încasată de la client a fost înregistrată și în sistemul informatic.
  • Sunt eliminate furturile sau tentativele de furt prin falsificarea documentelor de încasare. De asemenea, nu mai apar erori de calcul a banilor ce trebuie predați la casierie de fiecare agent.

Managementul stocurilor

DataLight Distribuție îți oferă instrumentele necesare pentru a obține stocul de marfă optim, prin care realizezi maximul de vânzări.
Dispui întotdeauna de situația reală a stocului datorită înregistrării automate a tuturor mișcărilor de marfă. Verifici rapid stocul cu dispozitive de inventariere.
Oferă-le angajaților informații reale cu privire la stoc pentru a-și desfășura eficient activitatea.

  • Reduci pierderile cauzate de fraudări pentru că poți face inventarieri parțiale inopinate. Softul îți permite să gestionezi mărfurile și ambalajele prin înregistrarea automată a documentelor de intrare și de ieșire: facturi, avize furnizori, retur clienți, avize clienți, note de transfer, bonuri fiscale, facturi retur furnizor.
  • Realizezi inventarul rapid, cu echipamente moderne, prin scanarea mărfurilor și transmiterea cantităților inventariate în procesul verbal de inventar. Obții automat compararea stocului scriptic cu stocul faptic pentru a analiza diferențele.
  • Reduci pierderile cauzate de expirarea mărfurilor pentru că știi în orice moment data de expirare a fiecăreia. Evidența stocurilor se poate face în soft pe loturi de marfă cu perioada de expirare.
  • Uneori ambalajele costă mai mult decât conținutul și de aceea valoarea ambalajelor aflate la clienți ajunge la cote substanțiale. În program se pot evidenția ambalajele aflate în custodie la fiecare client. Softul emite documentele necesare evidenței custodiei, ferind astfel compania ta de pierderi substanțiale sau chiar faliment.
  • Câștigi timp pentru că documentele nu mai sunt făcute manual, ci vor fi generate automat din aplicație. În felul acesta crești productivitatea personalului administrativ și elimini erorile umane (vei avea toate actele la zi, fără efort, atunci când vine un control).
  • Configurați alerte stoc critic pentru a trimite angajaților responsabili o notificare de comandă, imediat ce stocurile vor atinge niveluri critice.
  • Vei avea tot timpul evidența corectă și instantanee a stocurilor de marfă, informație care îi va ajuta pe agenți să vândă mai mult.
  • Indiferent de cantitatea și diversitatea mărfurilor stocate sau de forma de proprietate (proprietatea firmei sau în custodie), soft-ul evidențiază rulajele și stocurile.
  • Realizați comenzi optime de aprovizionare pe baza raportului specific ce ține cont de istoricul vânzărilor (în perioade similare a anilor trecuți sau a perioadei anterioare) și de stocul de marfă existent. Vă asigurați astfel că aveți continuitatea mărfurilor vandabile, dar și o plajă cât mai mare de produse cu aceiași bani investiți în stoc.

Managementul depozitării

Optimizați procesele care se desfășoară în depozit: recepție, depozitare, livrarea și inventarierea mărfurilor pentru a elimina riscurile de depreciere, pierdere sau fraudare.

  • Oricât de mare ar fi depozitul și indiferent de volumul rulajelor, DataLight Distribuție îți optimizează procesele pentru că evidențiază locația mărfurilor și analizează rulajul de marfă. Mai mult, furnizează informații operatorilor unde să depoziteze marfa recepționată și automatizează procesul de pregătire a mărfurilor ce urmează a fi livrate.
  • Gestionezi cu ușurință retururile de la clienți și către furnizori, fără a încurca loturile de marfă și fără a perturba rulajul normal de intrări – iesiri.
  • Gestionați eficient mărfurile pentru că știți care loturi de marfă se apropie de perioada e expirare și evitați deprecierea mărfurilor prin expirarea valabilității.
  • Deoarece operațiunile din depozit sunt complexe, acestea generează o mulțime de documente. DataLight Distribuție automatizează procesele manuale, permite controlul centralizat și vizibilitatea tuturor procedurilor de depozitare.

Managementul rentabilității, analize și rapoarte

Managerii dispun de toate rapoartele pentru analiza activității: realizarea targetelor, încadrarea în politica de vânzare stabilită, controlul cheltuielilor și rapoartele necesare deciziilor de corecție a abaterilor înregistrate.

Analiza activităților de vânzare și de distribuție se face din mai multe puncte de vedere: perioade, clienți, agenți, zone de distribuție, grupe de marfă sau mărfuri pentru controlul și îmbunătățirea acestora.
Pe baza acestor informații stabiliți politicile de vânzări menite să asigure atingerea obiectivelor. Optimizați procedurile de lucru pentru a eficientiza activitatea și reduce costurile.

  • Analizați adaosurile comerciale realizate valoric și procentual, pe perioade, clienți, agenți de vânzări, mărfuri, pentru a verifica respectarea politicii de vânzări, analiza profitabilității mărfurilor / grupelor de marfă, analiza marjelor realizate.
  • Analizați încasările pe perioade, agenți, clienți și realizați prognoze de flux de numerar veridice, pe care să se bazeze strategia de dezvoltare și activitatea viitoare a firmei. De asemeni, pe aceste informații vă realizați politicile de vânzări a firmei sau de stimulare a agenților de vânzări.
  • Analizați soldurile clienților pe agenți și pe vechimi pentru a controla aplicarea politicii de vânzări, pentru a ține sub control soldurile aflate în piață și pentru a reduce pierderile datorită insolvabilității clienților sau delapidării agenților de vânzări.
  • Verificați periodic cu un minim efort, veridicitatea soldurilor clienților prin transmiterea scrisorilor de confirmare sold și îmbunătățiți relațiile cu clienții datorită corectitudinii.
  • Analizați fluxul de numerar și proiectați un flux pozitiv, pentru echilibrarea încasărilor (încasări de la clienți, linie de credit) cu plățile (furnizori de marfă și utilități, rate și dobânzi, plăți de taxe și impozite, plați de salarii, leasinguri, etc.).
  • Dispuneți de rapoarte de analiză prin care protejați și optimizți principala resursă a firmei – stocul de marfă:
    – sporiți controlul asupra lui;
    – evidențiați loturile de marfă ce urmează să expire pentru a urgenta / stimula vânzarea lor;
    – analizați componența stocului pentru a optimiza varietatea cu cantitatea mărfurilor;
    – realizați comenzi optime de marfă;
  • Puteți transmite automat în format electronic comenzi și rapoarte cu informațiile cerute de către furnizori și puteți prelua de la aceștia facturile de intrare.
  • Eliminați astfel un volum considerabil al activităților de comandă marfă și înregistrarea acestora în sistemul informatic. Vă aliniați la cerințele impuse de producător / importator din punctul de vedere al transmiterii electronice a datelor.

Managementul dezvoltării

Strategiile dumneavostră de dezvoltare a afacerii vor fi susținute de DataLight Distribuție și de echipa noastră de specialiști în tehnologia informației prin furnizarea de soluții software care să răspundă tuturor solicitărilor venite din partea dumneavoastră.

  • Pentru proiectele dumneavoastră de dezvoltare, vă furnizăm soluții de analiză procese și dezvoltare software pentru eficientizarea și automatizarea acestora.
  • Dezvoltarea business-ului dumneavoastră se va baza pe procese eficiente, competitive, care vor netezi calea spre succes.
  • Dezvoltarea teritorială prin deschiderea de noi puncte de lucru v-o putem asigura prin centralizarea datelor în serverul de baze de date, prin utlizarea tehnologiilor on-line sau off-line. Dispuneți de asemeni de securitatea datelor, prin accesarea și editarea diferențiată a lor în funcție de user și parolă.
  • Puteți stimula vânzările și tot odată scădea costurile generate de activitatea clasică de vânzare prin deschiderea unei platforme web (business to business) în care clienții dumneavoastră, pe bază de user și parolă, să facă comenzi.
  • Dacă doriți să vă extindeți vânzările și la persoane fizice, prin integrarea în activitatea dumneavoastră a unui magazin on-line, vă furnizăm soluții software care asigură un flux informațional integrat. Deasemeni vă stam la dispoziție și cu experiența noastră pentru a porni un business de succes.

Implementare

Implementarea soluției software pentru Distribuție ® reprezintă serviciul prin care sistemul informatic este configurat pentru a elimina neajunsurile activității dumneavoastră, personalul este instruit să-l utilizeze în realizarea sarcinilor de lucru, astfel încât să obțineți plusvaloare în organizare, eficiență și control.

Serviciul este derulat împreună cu angajații dumneavoastră, implicarea și motivarea acestora influențează într-o măsură majoră calitatea și durata acestui proces. Rolul firmei noastre este de a realiza configurările tehnice ale software-ului și ale hardware-ului, dar mai ales de a organiza procesele de analiză a activității, inventariere, modificare a procedurilor de lucru, instruire teoretică și practică a operatorilor, etc.

Procesul de implementare se derulează pe baza unui proiect de implementare care conține activitățile ce trebuiesc desfășurate, durata acestora, programarea lor în timp și persoanele care trebuie să participe la desfășurarea lor.

• Analiza activității clientului și a obiectivelor acestuia urmărite prin implementarea soluției software. Activitatea se desfășoară de către consilierul implementare și conducerea firmei client. Sunt extrase detaliile și specificul activității firmei client, problemele întâmpinate în desfășurarea activității și moduri de rezolvare a lor. Cum poate soluția software Distribuție ® să-și aducă aportul la îmbunătățirea activității. Care sunt obiectivele pe care vor să le atingă persoanele din conducerea firmei în urma implementării soluției software.

• Configurarea programului și elaborarea unui mod de lucru care să satisfacă cerințele clienților. Soluția elaborată este prezentată clientului, ca răspuns la fiecare cerință a lui și ca mod de lucru care eficientizează activitatea. Clientul poate aproba soluția, poate formula cerințe suplimentare sau poate să modifice părți din soluție pentru a se potrivi mai bine. Odată aprobată soluția, se trece la următoarele etape.

• Software-ul este instalat de către consilierul implementare pe echipamentele clientului și este verificat în funcționare.

• Instruirea personalului. Consilierul software elaborează instrucțiunile de lucru pentru fiecare post de lucru în parte. Operatorii clientului vor fi instruiți grupat pe atribuții și vor primi teme de lucru pentru a exersa noul mod de operare.

• Pornirea lucrului pe noul sistem informatic. Sunt realizate legăturile informatice pe care firma poate să le aibă cu diferiți parteneri și fără de care nu poate funcționa. De la data stabilită, toate activitățile firmei se desfășoară utilizând noul sistem informatic.

• Supervizarea. Consilierul implementare supraveghează modul de lucru al operatorilor în noul sistem informatic, pentru a consolida o practică corectă, așa cum a fost proiectată și pentru a elimina eventualele neajunsuri. În această perioadă apar cele mai multe erori de operare care trebuiesc remediate pe loc. Apar și situații care nu au fost luate în calcul în faza de proiectare/configurare și care necesită soluții rapide pentru a se putea derula activitatea.

• Finalizarea proiectului are loc când toate activitățile prevăzute în planul de implementare au fost realizate și activitatea clientului se desfășoară utilizând noua soluție informatică Distribuție®. Este realizează o sondare a mulțumirii clientului și verificarea atingerii obiectivelor specificate inițial. În perioada postimplemenare clientul are nevoie sporită de sprijinul unui specialist, ceea ce se realizează prin încheierea unui contract de service / mentenanță.

Concluzii

În cât timp observi beneficiile implementării soluției software pentru Distribuție®?

După primele zile de utilizare, operatorii se obișnuiesc cu noile proceduri de lucru. Cu același număr de angajați puteți prelua un volum de activitate mult mai mare sau puteți aloca sarcini suplimentare cum ar fi de relaționare cu clienții, analize sau administrative.

Din prima săptămână după finalizarea implementării veți observa o fluidizare a activităților, o clarificare a proceselor și a responsabilităților, o îmbunătățire generală a activităților desfășurate.

Din primele zile de utilizare, primiți informații relevante asupra resurselor companiei: stocuri, solduri, adaos comercial realizat, pentru un management operațional eficient.

După prima lună de utilizare aveți la dispoziție informații și analize asupra tuturor aspectelor afacerii dumneavoastră pentru un control sporit și o gândire strategică.

Meniu