Din 2016, arhivarea elecronica a documentelor are noi reglementari legislative

Începând cu 2016, odata cu noul Cod fiscal, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic. Conform reglementărilor propuse de Ministerul Finanțelor, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment (de exemplu, la cererea organelor de control).

AttoSOFT atrage atenţia asupra faptului că arhivarea electronică legală înseamnă urmarea procesului de arhivare definit de Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor se face într-un centru de date autorizat de MCSI. Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziţie şi ulterior confirmate prin semnătură electronică de către un arhivator acreditat conform normelor de aplicare a Legii 135.

Tot în ceea ce privește arhivarea, au apărut noi tipuri de documente care se vor păstratimp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre lista zilnică de alimente și borderoul de achiziție.
În plus, dacă până acum, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile trebuiau păstrate doar la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, din 2016, ele vor putea fi păstrate și la sediile sociale ale operatorilor economici.

Totodata, reamintim faptul că legea din 2015 reglemetează gestionarea documentelor în format electronic, însă are lacune în privinţa obligaţiei de a păstra arhivele fizice, odată ce au fost informatizate. Asta face ca majoritatea contabililor să lucreze încă după metoda tradiţională, pierzând mult din eficienţă.