Arhivă și gestiune facilă a documentelor companiei
Modulul DataLight DMS (Document Management System) a fost creat pentru a automatiza procesele de încărcare și respectiv arhivare electronică ale documentelor care circulă în cadrul firmei, pentru un acces ulterior cât mai rapid. Astfel vei găsi întotdeauna ce cauți, în doar câteva clickuri!
✔ Elimini posibilitatea pierderii documentelor importante
✔ Acces rapid de oriunde asupra documentelor prin Cloud
✔ Nivel ridicat de securitate asupra arhivei, pe niveluri de acces
Descriere modul
Parte integrantă a suitei DataLight ERP, modulul DMS a fost dezvoltat pentru o organizare cât mai optimizată a documentelor companiei și arhivarea facilă a înregistrărilor generate din ERP sau încărcate în sistem din surse externe. Operatorii deja familiari cu interfața programelor DataLight vor avea deja toate cunoștințele necesare pentru a accesa sistemul de arhivare electronică DMS, acesta utilizând mecanisme simple și intuitive.
Aplicația permite salvarea documentelor în sistem FTP (File Transfer Protocol – procedură standard de transfer al fișierelor) în cadrul unui server independent față de cel intern. Acest lucru oferă o gestionare mai minuțioasă a documentelor, dar și acces securizat instant de la distanță, indiferent de locațiile punctelor de lucru. Accesul operatorilor se poate face doar prin sistemul de permisiuni pre-existent în ERP, ceea ce înseamnă că drepturile și restricțiile (de citire, copiere, modificare, ștergere etc.) setate la nivel de ERP sunt valabile și pentru accesul la arhivă. Și desigur, tot istoricul de modificări este permanent vizibil pentru toate documentele arhivate.
Operatorii pot înregistra un număr nelimitat de documente în DMS, informațiile arhivate fiind stocate pe un server independent, fără limite de capacitate. Indiferent de mărimea arhivelor companiei, puterea de procesare a modulului DMS este mereu la înălțimea provocării!
Iar acum, împreună cu noul modul DataLight EDI (transfer electronic de documente între parteneri) poți reduce costurile de hârtie și depozitare documente în cadrul firmei la aproape 0!
Beneficii DataLight DMS
✔ Informații disponibile pentru totdeauna, în doar câteva secunde – arhivare electronică a documentelor oferă două avantaje distincte față de arhivarea fizică – nu există posibilitatea deteriorării documentelor (cauzate de timp sau neglijență), precum și accesul instant, fără a mai fi nevoie de căutări îndelungate.
✔ Costuri de arhivare reduse – informațiile fiind păstrate digital, nu va mai fi nevoie de o depozitare voluminoasă a tuturor documentelor, care necesită alocarea unui spațiu semnificativ, lucru care implică eforturi financiare și organizaționale.
✔ Acces securizat, pe bază de drepturi – arhiva poate fi accesată de oriunde doar pe bază de user și parolă, iar operatorii din diverse departamente pot avea setate diferite niveluri de acces asupra documentelor.
✔ Productivitate sporită a angajaților – prin mecanismele intuitive oferite de modulul DMS, operatorii pot accesa mereu în doar câteva secunde documentele necesare prin aplicarea de filtre sau căutări după cuvinte cheie, astfel eliminând timpii morți cauzați de căutările fizice.
✔ Arhivare automată din ERP – toate documentele emise de către operatori din ERP sunt arhivate în mod automat, fără a mai fi necesară intervenția operatorilor.
✔ Automatizare proces de Scan al documentelor de intrare – modulul permite setarea de captură automată a documentelor din surse externe printr-o conexiune la Scanner, astfel toate documentele vor fi arhivate electronic în același format.
