In condiţiile actuale ale dezvoltării tehnicii de calcul, trecerea la un mod de lucru bazat pe documentele electronice este mai simplă decât ar părea la prima vedere și accesibilă chiar și companiilor cu resurse financiare extrem de limitate.
Prin renunţarea la hârtie, companiile pot reduce aproape total costurile de stocare a documentelor și pot elibera spațiu direct productiv. Prin schimbul de informații în format electronic, cu furnizorii și clienții, afacerile pot avea acces mult mai rapid la informații, în condiții de siguranță sporită, prin utilizarea criptării și a altor măsuri de securitate.
Uneori însă, procesul de renunțare la hârtie poate fi descurajator. Sunt implicate unele costurile cu noi echipamente și software, precum și costuri legate de convertirea înregistrărilor pe hârtie în fișiere electronice. Compania AttoSOFT a luat în calcul toate aceste dificultăţi, punând la dispoziţia partenerilor soluţii complete privind managementul documentelor, precum DMS Elo Digital Office.
De asemenea, trebuie avute în vedere modul și momentul în care se face trecerea la biroul informatizat, modul de tratare a hârtiilor care ajung totuși în companie de la furnizori și/sau clienți, modul de a implica angajații activ în acest proces și de a-i motiva cu privire la utilizarea de noi tehnologii și sisteme informatice.
Trecerea la un biroul electronic nu trebuie însă să fie nici dificilă și nici costisitoare. Încercați să analizați pașii descriși mai jos și adaptați elementele la specificul afacerii voastre și la nevoile voastre.
1. Fiți foarte determinați să treceți la un birou informatizat și convingeți personalul companiei să adere la această viziune, explicând avantajele pentru fiecare angajat în mod individual și ca grup și implicați-i în procesul de tranziție;
2. Verificați hardware-ul IT existent pentru a vă asigura că va putea gestiona aplicațiile adăugate;
3. Elaborați un plan de tranziție și un calendar;
4. Demarați proiectul cu un departament și apoi extindeți procesul la întreaga companie;
5. Achizitionați un abonament de arhivare electronică cu valoare legală, care să vă permită stocarea electronică a tuturor documentelor electronice, fie că sunt curente, fie că sunt oficiale;
6. Achizitionați certificate digitale calificate pentru angajații care au acces la documentele companiei;
7. Selectați un sistem de management al documentelor. Cea mai facilă variantă este cea oferită de AttoSOFT. Găsiți detalii aici.
Cel mai probabil, beneficiile biroului fără hârtie nu vă sunt străine. Ați citit despre ele în diverse articole și ați mai discutat despre ele în cadrul multor întâlniri de afaceri. Adoptarea unui mod de lucru bazat pe documentele electronice elimină activitățile și cheltuielile asociate managementului documentelor tipărite (print, îndosariere, depozitare, expediere, recuperare) și permite realocarea personalului către activități direct productive și accelerarea procesului de luare a deciziilor.
Adevărul este că nu a existat niciodată un moment mai prielnic pentru a face pasul către biroul paperless. Datorită tehnologiilor apărute în ultimii ani, astăzi acest lucru este la îndemâna oricărei companii. Cu DMS Elo Digital Office și o soluţie de semnătură electronică ai acces oricând la aplicațiile familiare de pe orice dispozitiv și asiguri confidențialitatea și valoarea legală a oricărui tip de document electronic.
