Care e primul semn că firma ta e în creștere?
Muntele de hârtii care îți dă organizarea peste cap și trebuie să îi găsești tot mai mult spațiu de depozitare.
Arhiva fizică e o opțiune…până nu mai e.
Spațiul tău este limitat, la fel ca și timpul pe care îl poți dedica căutării documentelor atunci când chiar ai nevoie de ele. Iată 5 beneficii concrete ale implementării unui software de arhivare electronică DataLight DMS (acum disponibil și sub formă de abonament lunar)!
1. Acces instant la orice document
Facturi, chitanțe, NIR-uri, documente bancare, state de plată, contracte, bonuri de consum, declarații fiscale, avize de însoțire, registre de casă, recipise și multe multe altele…
E o sarcină colosală să păstrezi toate aceste documente bine organizate și aproape imposibilă să fie mereu la îndemână când ai nevoie să le accesezi.
Atunci când folosești o soluție de arhivă electronică, nu trebuie să îți mai faci griji despre organizarea tuturor documentelor. Odată înregistrate, le poți accesa instant din doar câteva clickuri – oriunde și oricând.
Vezi aici un scurt tutorial video al modulului DMS ↓
2. Fără greșeli sau documente incomplete
În special în cazul documentelor externe, se întâmplă adesea ca greșelile sau lipsa de completare să nu fie sesizate până e prea târziu. Iar aceste greșeli pot crea complicații pe viitor, ba chiar să crească riscul de a primi amenzi. Conform unui studiu Netwrix, 50% din pierderile de date sunt cauzate de erori umane la completare. Așadar, înregistrarea acestora direct într-un program de arhivare digitală înseamnă că erorile sunt identificate instant și pot fi reparate pe loc!
3. Securitate sporită, fără riscuri
„Ce-i în mână nu-i minciună” spune o zicală veche românească, însă care și în zilele de astăzi ghidează mâna antreprenorilor. Trecerea la arhivare digitală a documentelor este văzută de unii ca fiind un pas riscant în ceea ce privește siguranța datelor confidențiale.
Însă chiar opusul este adevărat! Nu numai că este imposibilă pierderea fizică a acestor date, ci setarea de drepturi de acces fiecărui angajat crește nivelul de siguranță asupra informațiilor sensibile. Poți seta restricții de vizibilitate, acces sau editare asupra oricărei categorii de document.
4. Angajații nu mai irosesc timpul
De câte ori se întâmplă ca un client, furnizor sau chiar contabila să aibe nevoie de un anumit document mai vechi, iar angajații tău petrec zeci de minute căutându-l prin diversele sertare și apoi făcând copii pentru a-l trimite mai departe?
Cu o arhivă electronică, doar setezi filtrele dorite (perioadă, partener, număr etc) și într-o secundă ai găsit exact documentul căutat, pe care îl poți descărca și transmite direct în format PDF. Colaborarea cu partenerii devine astfel mult mai ușoară!
5. Fără riscuri de amenzi = bani economisiți!
În noua eră digitală impusă de ANAF, unde sistemele e-Factura, e-Transport și SAF-T cauzează o mulțime de probleme contribuabililor români, nu mai e un lux, ci o necesitate să te asiguri că faci totul ca la carte încă de la prima transmitere a declarațiilor fiscale.
Angajații nu vor mai fi nevoiți să joace „telefonul fără fir” cu documentele trimise către contabili, care trebuie refăcute din cauza greșelilor de completare. Sistemul DataLight ERP, din care face parte modulul DMS Arhivă Electronică, oferă o conexiune directă la SPV, astfel poți transmite în bloc toate documentele și primești notificare legată de statusul validării acestora.
Vezi acum toate funcționalitățile modulului DataLight DMS Arhivă Electronică și contactează un consilier de vânzări pentru a afla cum se potrivește soluția pentru firma ta!
Vrei o soluție mai accesibilă în timp ce firma ta își consolidează poziția pe piață? Nici o problemă – acum DataLight DMS Arhivă Electronică este disponibil și sub formă de abonament lunar, pentru 1 sau mai mulți utilizatori! Cere acum o ofertă de preț!
